Einführung eines CRM-Systems für den Chemnitzer FC auf Oro-Basis

Kunde:

Der Chemnitzer Fußballcub e. V., kurz Chemnitzer FC oder CFC, ist ein deutscher Traditionsverein aus Chemnitz. Der Fußballverein wurde 1966 unter dem Namen Fußballclub Karl-Marx-Stadt gegründet und feierte damit bereits sein 50-jähriges Bestehen. Aktuell zählt der Verein ca. 2.100 Mitglieder. In der 2016 neu eröffneten community4you ARENA mit Plätzen für 15.000 Zuschauer trägt der CFC seine Heimspiele aus. Das Profi-Team des Vereins spielt in der 3. Liga des DFB. Seine größten Erfolge feierte der CFC im Jahr 1967 mit dem Gewinn der DDR-Meisterschaft sowie in der Saison 1989/90 mit dem Einzug ins Achtelfinale des UEFA-Pokals.

Ziel des Projekts:

Unser Kunde war auf der Suche nach einem CRM-System zur Verwaltung seiner Vereinsmitgliedschaften. Zudem sollte die Abrechnung der Mitgliedsbeiträge und die Rechnungslegung über dieses CRM-System erfolgen. Weiterhin legte unser Kunde darauf Wert, dass eine Anbindung an eine SEPA-Schnittstelle der lokalen Sparkasse sowie ein automatischer Rechnungsversand über das ePost-System der Deutschen Post realisiert werden. Um die Traditionspflege von ehemaligen Spielern zu verbessern, sollte außerdem ein Geburtstagskalender eingerichtet werden.

Dashboard der OroCRM-Plattform des CFC

Projektvorgehen:

In mehreren Vor-Ort-Terminen wurde die vorhandene Mitgliederverwaltung analysiert. Ziel war die Verlagerung der Mitgliederverwaltung in das zu entwickelnde CRM und primär im ersten Schritt die Abrechnung der Mitgliedsbeiträge über das CRM. Diese Abrechnung erfolgt auf monatlicher Basis und berücksichtigt diverse kundenspezifische Wünsche. So gibt es neben dem normalen monatlichen Beitrag zwei Ermäßigungsstufen und eine Aufnahmegebühr für neue Mitglieder des Vereins. Die Ermäßigungen können direkt am Mitglied mit einem Zeitfenster gepflegt werden.

Hohen Stellenwert hatte die Anbindung einer SEPA-Schnittstelle der Sparkasse Chemnitz. Die Lastschriften der Mitgliedsbeiträge können als SEPA-XML im Format pain.008.002.02 exportiert werden. Der Export erfolgt in Oro über eine Datagrid-Mass-Action, sodass die Anwender gezielt auch nur eine Teilmenge von den Lastschriften exportieren können.

Ein weiteres interessantes Feature ist die Template-basierte Erzeugung von Rechnungen als PDF-Datei. Auch diese Operation ist als Mass-Action im Datagrid verfügbar. Zusätzlich können aber auch einzelne PDF-Dateien jederzeit erzeugt und angezeigt werden. Wenn die PDF-Dateien als Massenoperation erzeugt werden, werden sie automatisch in einem konfigurierbaren Verzeichnis abgelegt. Es können bei Bedarf auch Cloud-Speicher konfiguriert werden.

Für die reibungslose Einführung des Systems wurde die Importfunktion von OroCRM genutzt. Die vorhandene Excel-Datei der Mitglieder wurde über ein Migrationsscript passend für Oro konvertiert und mit zusätzlichen Werten angereichert. So wurde bspw. zur vorhandenen IBAN immer eine passende BIC automatisch ermittelt. Außerdem wurden die Datensätze mit Tags ausgestattet, sodass initial bereits eine schnelle Filterung der Daten möglich wurde.

Im Rahmen der Traditionspflege gratuliert der Verein verdienten ehemaligen Spielern des Vereins zum Geburtstag. Zur Unterstützung dieser Aufgabe wurde im CRM-System ein Geburtstagskalender implementiert. Die Anwender können nun beliebige Kontakte zu diesem Kalender hinzufügen und diese natürlich auch wieder entfernen. Der Kalender wird den Anwendern in ihrem Kalenderbereich als zusätzlicher Kalender angeboten.

Das Hosting des CRM-Systems erfolgt auf einem Server der Komsa Kommunikation Sachsen AG. Die Wartung und Weiterentwicklung des Systems wird auch weiterhin von DMK E-BUSINESS übernommen. Ein Teil der Entwicklungen wurden als quelloffene Systemerweiterung DMKClub für die Oro-Community bereitgestellt.

Projektergebnis:

Auf Basis von Oro konnten wir für den Chemnitzer FC eine individuelle CRM-Lösung mit vielfältigen kundenindividuellen Funktionen entwickeln. Hohe Performance und große Sicherheit des neuen Systems standen dabei stets im Vordergrund. Der Verein ist nach der Einführung eines nutzerzentrierten CRM in der Lage, all seine Mitglieder nach spezifischen Vorgaben zu verwalten. Einen weiteren Vorteil bietet das CRM durch die Möglichkeit, sämtliche Abrechnungen wie bspw. von Mitgliedsbeiträgen über das System abzuwickeln. Nicht zuletzt gewährleistet eine vielfältige Rechteverwaltung die gezielte Freigabe relevanter Daten gegenüber Vereinsmitgliedern und anderen Beteiligten.