Nach einem umfangreichen Auswahlverfahren entschied sich der CFC, gemeinsam mit uns die gewünschte Mitgliederverwaltung mittels der quelloffenen CRM Lösung OroCRM zu realisieren.
In mehreren Vor-Ort-Terminen wurde die vorhandene Mitgliederverwaltung analysiert. Ziel war die Verlagerung in das neue, auf OroCRM basierende System, wobei im ersten Schritt primär die Umsetzung der Abrechnung der Mitgliedsbeiträge ermöglicht werden sollte. Diese erfolgt auf monatlicher Basis unter Berücksichtigung diverser kundenspezifischer Wünsche. So gibt es neben dem normalen monatlichen Beitrag zwei Ermäßigungsstufen und eine Aufnahmegebühr für neue Mitglieder des Vereins. Die Ermäßigungen können direkt am Mitglied mit einem Zeitfenster gepflegt werden.
Hohen Stellenwert hatte die Anbindung einer SEPA-Schnittstelle der Sparkasse Chemnitz. Die Lastschriften der Mitgliedsbeiträge können als SEPA-XML im Format pain.008.002.02 exportiert werden. Der Export erfolgt in OroCRM über eine Datagrid-Mass-Action, sodass die Anwender gezielt auch nur eine Teilmenge von den Lastschriften exportieren können.
Ein weiteres interessantes Feature ist die Template-basierte Erzeugung von Rechnungen als PDF-Datei. Auch diese Operation ist als Mass-Action im Datagrid verfügbar. Zusätzlich können aber auch einzelne PDF-Dateien jederzeit erzeugt und angezeigt werden. Wenn die PDF-Dateien als Massenoperation erzeugt werden, werden sie automatisch in einem konfigurierbaren Verzeichnis abgelegt. Es können bei Bedarf auch Cloud-Speicher konfiguriert werden.
Für die reibungslose Einführung des Systems wurde die Importfunktion von OroCRM genutzt. Die vorhandene Excel-Datei der Mitglieder wurde über ein Migrationsscript passend für OroCRM konvertiert und mit zusätzlichen Werten angereichert. So wurde bspw. zur vorhandenen IBAN immer eine passende BIC automatisch ermittelt. Außerdem wurden die Datensätze mit Tags ausgestattet, sodass initial bereits eine schnelle Filterung der Daten möglich wurde.
Im Rahmen der Traditionspflege wird verdienten ehemaligen Spielern des Vereins zum Geburtstag gratuliert. Zur Unterstützung dieser Aufgabe wurde in der Mitgliederverwaltung ein Geburtstagskalender implementiert. Die Anwender können nun beliebige Kontakte zu diesem Kalender hinzufügen und diese natürlich auch wieder entfernen. Der Kalender wird den Anwendern in ihrem Kalenderbereich als zusätzlicher Kalender angeboten.
Das Hosting des Systems erfolgt auf einem Server der KOMSA Kommunikation Sachsen AG. Die Wartung und Weiterentwicklung des Systems wird auch weiterhin von DMK E-BUSINESS übernommen. Ein Teil der Entwicklungen wurden als quelloffene Systemerweiterung DMKClub für die Oro-Community bereitgestellt.
