Am 02. Juli 2023 ist das neue Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Dieses Gesetz verpflichtet Behörden, städtische Unternehmen, Kommunen ab 10.000 Einwohnern und Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten zur Einführung einer Hinweisgeberstelle für Whistleblower. Als Whistelblower bezeichnet man Personen, welche Hinweise auf Missstände innerhalb einer Organisation geben können. Im folgenden Beitrag wird erläutert, was das Gesetz besagt, wer genau zukünftig vom Gesetz betroffen sein wird, welche Mindestanforderungen erfüllt werden müssen und wie diese mit unserer Hilfe erfüllt werden können.
Was besagt das neue Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz, welches auf Grundlage der EU-Whistleblower Richtlinie entwickelt wurde, enthält wichtige Bestimmungen, um interne und externe Hinweisgeber vor möglichen Repressalien oder Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Dies umfasst unter anderem Maßnahmen zum Schutz vor Kündigung, Diskriminierung, Belästigung oder anderen negativen Konsequenzen. Weiterhin verlangt das Hinweisgeberschutzgesetz, dass Unternehmen, Behörden sowie Städte und Kommunen interne Meldesysteme einrichten, um Hinweise auf Rechtsverstöße zu erhalten und so gegebenenfalls Untersuchungen einzuleiten.
Bereits Ende 2020 legte die ehemalige Justizministerin Christine Lambrecht einen ersten Entwurf zur Abstimmung in den Ressorts vor. Allerdings einigten sich die Ampel-Parteien in ihrem Koalitionsvertrag erst ein Jahr später, im November 2021 darauf, die EU-Whistleblower-Richtlinie in Deutschland rechtssicher umzusetzen. Nach einem zweiten Entwurf des Bundesjustizministeriums, einiger weiterer Debatten und zwei weiteren Jahren wurde das Gesetz im Mai 2023 zunächst durch den Bundestag, einen Tag später durch den Bundesrat verabschiedet.
Profitieren wird von dem Gesetz letztlich die ganze Gesellschaft: Die Beschäftigten in den Unternehmen und Behörden schützen wir vor Benachteiligungen, die ihnen wegen ihrer Meldungen womöglich gedroht und sie abgeschreckt hätten. Zugleich schützen wir auch die Unternehmen und Behörden selbst.
— Bundesjustizminister Dr. Marko Buschmann
Wen betrifft das Hinweisgeberschutzgesetz?
Die Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist für Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie für Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner:innen ab Juni verpflichtend. Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden müssen seit dem 02. Juni bereits gesetzeskonforme Hinweisgebersysteme eingeführt haben. Firmen mit 50-249 Mitarbeitenden haben noch bis zum 17. Dezember Zeit, Maßnahmen zur Umsetzung der Richtlinien zu ergreifen. Diese Firmen haben außerdem die Möglichkeit, sich Hinweisgebersysteme zu teilen. Auch Konzerne und Gesellschaften haben die Möglichkeit, einen gemeinsamen Meldekanal, beispielsweise bei der Konzernmutter, zu nutzen.
Welche Mindestanforderungen müssen von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen erfüllt werden?
Zunächst ist es für betroffene Stellen zukünftig verpflichtend, sowohl eine interne, als auch eine externe Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten. Der interne Meldekanal wird innerhalb der Organisation zum Beispiel in Form eines digitalen Hinweisgebersystems eingerichtet, die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen und dem Bundeskartellamt. Die Zuständigkeit der externen Meldestelle liegt bei Bund und Ländern und der Annahme von Hinweisen aus der Privatwirtschaft und dem öffentlichen Sektor.
Hinweisgebende haben die Möglichkeit selbst zu entscheiden, ob sie sich an die interne oder externe Meldestelle wenden wollen, jedoch sieht das Gesetz vor, dass Unternehmen Anreize schaffen sollten, sodass primär die internen Meldestellen genutzt werden. Externe Meldestellen sollen Hinweisgebende vermehrt auf die internen Meldestellen verweisen.
Interne und externe Meldestellen sind weiterhin dazu angehalten, auch anonyme Hinweise entgegenzunehmen und zu bearbeiten, auch wenn es das Gesetz nicht direkt vorsieht.
Ist ein Hinweis bei einer der Meldestellen eingegangen, sind diese per Gesetz verpflichtet, die hinweisgebende Person binnen sieben Tagen über den Eingang der Meldung zu informieren. Die Meldung wird daraufhin dokumentiert sowie durch eine unabhängige Partei geprüft und bearbeitet. Spätestens nach drei Monaten muss der Whistleblower über die Ergebnisse und Konsequenzen seiner Meldung informiert werden. Geschieht dies nicht, haben Hinweisgeber die Möglichkeit, mit der Meldung an die Öffentlichkeit zu gehen.
Durch das Hinweisgeberschutzgesetz sollen in erster Linie nicht nur Meldestellen geschaffen werden, an welche sich mögliche Whistleblower wenden können, es soll dadurch auch sichergestellt werden, dass Hinweisgebende zukünftig vor Repressalien geschützt werden. Um Whistleblower vor möglichen Konsequenzen zu bewahren, soll daher die Beweislastumkehr zugunsten des Hinweisgebers geltend gemacht werden. Der Arbeitgeber hat somit bspw. nachzuweisen, dass die Kündigung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin nichts mit der Missstandsmeldung zu tun hat. Einzig Verschlusssachen oder Informationen, die unter die Schweigepflicht fallen, sind von dieser Regelung ausgenommen und werden nicht durch das Gesetz gedeckt.
Zuwiderhandlungen seitens der Unternehmen und Behörden, wie beispielsweise das Ergreifen von Repressalien oder die Behinderung von Meldungen, können mit Geldstrafen von bis zu 50.000 € geahndet werden. Die geschädigten Whistleblower haben in diesem Fall Schadensersatzanspruch.
Der Weg zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes
Das Hinweisgeberschutzgesetz markiert einen wichtigen Schritt zu einer transparenteren Unternehmenskultur. Hinweisgeber werden geschützt und Betrug und Korruption wird vorgebeugt. Auch Unternehmen und öffentliche Stellen profitieren vom Gesetz, da durch die frühzeitige Erkennung von Missständen finanzielle sowie Reputationsschäden verhindert werden können. Dennoch bedeutet die Umsetzung des Gesetzes, insbesondere die Einrichtung einer digitalen Meldestelle, welche bestimmten Prozesskriterien zu folgen hat, viel Arbeit.
Die Umsetzung dieser Meldestellen kann beispielsweise in Form einer Hotline oder eines Formulars erfolgen. Um sicherzustellen, dass die vertraulichen Informationen wirklich nur an die betreffenden Personen weitergeleitet werden, empfiehlt sich unter anderem ein externes Tool, welches die Meldung dann intern an die bearbeitenden Mitarbeiter:innen sendet. Weiterhin wäre es möglich, ein internes Formular zu erstellen, welches die Informationen nicht direkt an das bestehende Content-Management-System sendet, sondern über einen Server in einen geschützten Bereich übermittelt, zu dem nur bestimmte Personen Zugang besitzen.
Um sowohl Zeit als auch personelle Kapazitäten einzusparen, bietet es sich an, die Umsetzung der digitalen Meldestelle auszulagern. Als langjähriger Partner diverser Unternehmen und Organisationen, sowie insbesondere der öffentlichen Verwaltung im Bereich der digitalen Transformation stehen wir Ihnen hier gern beratend zur Seite und implementieren gern individuelle Lösungen, bspw. integriert in TYPO3 oder als gesondertes Werkzeug mit dem quelloffenen Hinweisgebersystem Globaleaks.