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Agil entwickeltes Covid-19-Meldeformular für den Landkreis Barnim

Der Landkreis Barnim befindet sich im Nordosten des Landes Brandenburg und zählt etwa 187.000 Einwohner (Stand: 12/2021). Schwerpunktthemen des Landkreises und seiner Außenwirkung sind „Politik und Verwaltung“ sowie „Leben in der Region“, wobei der Fokus besonders auf dem Bereich „Umwelt“ liegt.

Leistungen

  • Konzeption und Strategie, 
  • Barrierefreies Webdesign, 
  • Responsive Webdesign, 
  • CMS Entwicklung, 
  • Agile Softwareentwicklung, 
  • Systembetrieb & Support

Projektdauer

12/2021

Projektergebnis

Der Landkreis Barnim profitiert von einem digitalen Covid-19-Meldeformular. Als Instrument der digitalen Verwaltung entlastet das Formular die Mitarbeitenden und weitere unterstützende Kräfte des Gesundheitsamtes bei der Kontaktnachverfolgung, während positiv getestete Personen gleichzeitig von einer zeitnahen Ausstellung von Quarantäne-Bescheinigungen profitieren. Als Teil der TYPO3 Portallandschaft rund um www.barnim.de wird auch das Formular in einem geräteunabhängigen Responsive Design dargestellt und ermöglicht damit das Mitwirken durch Selbstauskunft für sämtliche Zielgruppen, unabhängig von Endgeräten und technischen Einschränkungen. Die Realisierung des Projektes erfolgte im Sinne einer agilen Softwareentwicklung mit agilen Methoden und parallel laufenden Konzeptions- und Entwicklungsphasen, um den Betrieb angesichts der Pandemie bedingten Dringlichkeit innerhalb kürzester Zeit sicherzustellen.

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Vor dem Hintergrund der sehr dynamischen Pandemielage konnten wir mit der DMK E-BUSINESS GmbH in kürzester Zeit eine Entlastung für das Gesundheitsamt Barnim ermöglichen. Sie und wir haben hier Pionierarbeit geleistet. Insbesondere Gesundheitsämter des Landes Brandenburg haben Interesse an der Erfassung über das Covid-19 Meldeformular gezeigt. Ein herzliches Dankeschön für eine schnelle individuelle technische Umsetzung durch die DMK E-BUSINESS GmbH.

Sirid Heiland, Sachbearbeiterin Projektentwicklung Internet, Landkreis Barnim

Ziel des Projektes

Angesichts der deutschlandweit exponentiell gestiegenen Covid-19-Fallzahlen durch die 4. Infektionswelle im Herbst 2021 kamen auch die zuständigen Behörden im Landkreis Barnim zunehmend an ihre Grenzen. Meldeverzögerungen von Positiv-Befunden an das RKI, Verzögerungen bei der Ausstellung von Quarantänebescheiden sowie die Gefahr einer nicht lückenlosen Kontaktnachverfolgung waren die befürchteten Folgen. Um die Mitarbeitenden und unterstützenden Kräfte im Barnimer Gesundheitsamt so schnell wie möglich zu entlasten, sollte für das bestehende TYPO3 basierte Infoportal covid19.barnim.de innerhalb kurzer Zeit ein digitales Meldeformular für Personen mit positivem Covid-19-Befund entwickelt werden. Betroffene Personen sollten sich so eigenständig registrieren können, um ihre entsprechenden Bescheinigungen ohne größeren zeitlichen Verzug zu erhalten. Im Zuge unserer laufenden Betreuung hinsichtlich CMS Entwicklung, Systembetrieb und Support für die Portal-Landschaft rund um www.barnim.de wurden wir mit dieser Aufgabe beauftragt. 

Projektvorgehen

Zu Beginn des Projekts trat der Landkreis Barnim, im Rahmen der laufenden Betreuung, mit der Bitte an uns heran, ein in TYPO3 integriertes Covid-19-Meldeformular auf Basis einer Formular-Skizze mit grundlegend zu integrierenden Feldern zu entwickeln, dessen Daten an die Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes übermittelt werden.

Aufgrund der vorliegenden pandemiebedingten Dringlichkeit erfolgte durch den Auftraggeber für die technische Realisierung des digitalen Covid-19-Meldeformulars eine sehr hohe Priorisierung und die Forcierung eines kurzfristigen Ergebnisses. Um dem gerecht zu werden, war es notwendig die Konzeptions- und Entwicklungsphase parallel stattfinden zu lassen und ein agiles Projektvorgehen zu verfolgen. Dabei unterstützten wir den Auftraggeber in den Rollen des Product Owners sowie des Entwicklungsteams. Mit Hilfe kurzer Sprints und engem Kontakt in täglichen telefonischen Auswertungen konnten wir innerhalb kürzester Zeit zu einem zufriedenstellenden Endergebnis gelangen. 

Im Verlauf der parallelen Konzeptions- und Entwicklungsphase wurden dabei Fragen zur TYPO3 basierten Technologie, Datenablage und -zugriff, der Formularfeldlogiken und - abhängigkeiten, dem Inhalt und Aufbau des Formulars sowie zum Datenschutz diskutiert:

Hinsichtlich der Basistechnologie zur Umsetzung des Formulars fiel die Entscheidung auf die TYPO3 Core Extension Form, da diese alle notwendigen Bedarfe an das Meldeformular als auch alle Anforderungen für eine effiziente Entwicklung abdeckt.

Bei der Datenablage und dem Datenzugriff lag die Maxime in der Sicherheit der zu übertragenden Daten. Dabei fiel die Entscheidung auf eine Umsetzungsvariante, die die Daten direkt nach Absenden des Formulars außerhalb des Webroots ablegt. Da ein direkter Abruf durch die Barnimer Mitarbeitenden aus infrastrukturellen Gründen nicht möglich war, wurde ein interner, Passwort-geschützter Bereich im TYPO3 zur Verfügung gestellt. 

Die erfolgreich versandten Formulare werden in eine CSV-Datei importiert, da mit diesem Format eine effiziente Weiterverarbeitung via MS Excel für die Mitarbeitenden des Landkreises gegeben ist. Das Datenpaket eines Tages (24 Stunden) wird in vier Tranchen (alle 6 Stunden) als einzelne CSV-Datei bereitgestellt und sicher auf dem Server abgelegt. Zum Abruf der Daten haben wir hierzu einen geschützten Bereich im Frontend bereitgestellt, von welchem die zugangsberechtigten Mitarbeitenden des Landkreises die CSV-Dateien herunterladen und lokal weiterbearbeiten können.

Aus Gründen des Datenschutzes wird hierfür das Rechte- und Rollenkonzept sowie die Speicherdauer der Formulardaten angepasst. Durch die Reglementierung des zugriffsberechtigten Personenkreises sowie der Speicherdauer wird der Sensibilität der übertragenen Daten Rechnung getragen.

Im laufenden Prozess wurden zudem agil die Formularfelderlogiken und - abhängigkeiten konzipiert und technisch umgesetzt. Dabei ging es um Fragen wie “Welche Felder sind Pflichtfelder?” und “Gibt es Abhängigkeiten der Felder zueinander und welcher Logik folgen diese?”. Konzeptionelle Fragen zum Inhalt und Aufbau des Formulars wurden ebenfalls dynamisch gemeinsam mit dem Auftraggeber bearbeitet. Dabei ging es grundlegend um eine möglichst optimale Nutzerfreundlichkeit des Formulars, um initial geringe Hürden für den Endnutzer zu setzen und damit eine möglichst niedrige Abbruchquote zu genieren. Das Formular besteht deshalb insgesamt aus fünf übersichtlich angelegten Seiten, die die notwendigen Datenerfassen. Auf der ersten Seite, mit Angaben zur positiv getesteten Person, findet eine automatische Berechnung der voraussichtlichen Quarantänedauer (Zeitpunkt des letzten Tages in häuslicher Quarantäne) statt. Die Feldabhängigkeiten wurden dabei technisch mit der Form-Konfiguration Variants umgesetzt. Die folgenden Seiten 2, 3 und 4 dienen optional der Kontaktnachverfolgung durch Angaben zu Haushaltsangehörigen sowie engen Kontaktpersonen der positiv getesteten Person. Auf Seite 5 hat der Nutzer die Möglichkeit persönliche Bemerkungen anzugeben. Außerdem werden Hinweise zum Datenschutz bereitgestellt. Abschließend erhält der Nutzer vor Absenden des Formulars auf einer Übersichtsseite die Möglichkeit die Daten zu prüfen, ggfs. zu korrigieren, zu drucken und als PDF-Format herunterzuladen. 

Mit dem Ziel, im Sinne eines agilen Projektvorgehens möglichst kurzfristig ein einsatzfähiges, funktionelles und qualitativ sehr gutes Produktinkrement zu erstellen, hatten sich die Projektbeteiligten auf weitere Optimierungen ab Januar 2022 geeinigt. Basis der Optimierung wird neben den Bedarfen aus den Rückmeldungen der ersten Wochen nach Produktivschaltung aus der Barnimer Bevölkerung und dem Gesundheitsamt des Landkreises ebenso eine Barrierefreiheitsprüfung sein. Die Sicherstellung eines barrierefreien Webdesigns wird im bereits laufenden Prozess der BITV-Selbstbewertung und -optimierung der von uns betreuten Portal-Landschaft rund um www.barnim.deintegriert. 

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