CRM Replatforming mit Hilfe von OroPlatform für die Textmanufaktur

Projektvorgehen

Im ersten Schritt wurden in Workshops die Prozesse innerhalb des Bestandsystems sowie darüber hinausgehende Prozessaspekte des Leistungsangebots der Textmanufaktur erfasst und daraus User Stories und Epics erstellt. 

Anders als bei öffentlichen Bildungseinrichtungen, wie Universitäten oder Hochschulen, sind Studierende der Textmanufaktur nicht an Semesterzeiten oder regelbasierte inhaltliche Vorgaben gebunden. Stattdessen können sie ihr Studium sowohl zeitlich als auch inhaltlich individuell selbst gestalten. Jeweils am Ende eines Kurses haben die Studierenden die Möglichkeit, ihre im Verlaufe dessen erstellten Schriftproben an ihre Lektoren zu senden.  Die Lektoren wiederum haben daraufhin die Aufgabe, den Studierenden Gutachten zu den Schriftproben zukommen zu lassen. 

Vor dem Replatforming hatten die Auftraggeber, welche auch gleichzeitig als Administrator:innen die Webanwendung verwalten, keine Möglichkeit, den Prozess des Schriftprobenversands an andere Nutzer, wie Lektoren und Studierende, auszulagern. Bei dem Altsystem der Textmanufaktur handelte es sich um ein veraltetes Studien-Management-System, welches nicht auf digital verteilte Weiterbildung ausgelegt war.  Einfache Aufgaben wie das Anlegen von Nutzern oder das Pausieren des Studiums einzelner Studierender mussten manuell durch die Admins ausgeführt werden. Andere Nutzer des Systems, wie Studierende und Lektoren, hatten bisher keine Möglichkeit, ihre Daten selbst anzupassen.

Um diese Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, unterstützten wir den Auftraggeber bei der Suche nach einem System, welches diese Prozesse bestmöglich abbilden kann. Um den individuellen Anforderungen der Textmanufaktur gerecht zu werden, wurde eine Mischung aus CRM-System und Business Applikation benötigt. OroPlatform erwies sich hier als die optimale Wahl.

Das neue CRM stellt den verschiedenen Nutzern des Systems unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, die genau auf deren individuelle Bedürfnisse angepasst sind. 

Studieninteressenten haben nun die Möglichkeit, sich direkt über ein Kontaktformular beim Unternehmen zu melden. Die Daten der Studieninteressierten werden daraufhin in der CRM-Plattform gespeichert und die Studieninteressierten erhalten Probeunterlagen der Textmanufaktur. Findet nach zwei Wochen keine Rückmeldung statt, erhält der Studieninteressierte eine automatisierte Mitteilung, ob weiterhin Interesse besteht, das Studium bei der Textmanufaktur zu beginnen. Wenn ein Studium begonnen wird, erhält der Student einen Account und kann sich anschließend im System einloggen und alle Funktionen nutzen. Entscheidet sich der potenzielle Studierende gegen einen Studienstart, bleibt er als Interessent in der Datenbank stehen.

Die neue übersichtliche Web-Applikation der Textmanufaktur bietet auch den Studierenden einen deutlich besseren Überblick über ihr Studium. Ihnen ist es jetzt möglich, das Studium jederzeit digital zu pausieren oder wieder aufzunehmen. Auch der Beginn des Studiums ist frei wählbar. Der Rhytmus kann entweder monatlich oder zweimonatlich gewählt werden und ist auch während des Studiums änderbar. 

Die Lektoren wiederum haben die Möglichkeit im System zu vermerken, wenn das Feedback zu einer Schriftprobe bereits an den Studierenden gesendet wurde. 

Dadurch wissen die Administratoren, welcher Lektor welche Leistungen abrechnen kann. Weiterhin gewährt das neue System Lektoren einen Überblick über die Studierenden, die ihnen zugeordnet sind. Admins haben jetzt die Option, Anschreiben zu erstellen und eine Stückliste der Skripte für die Studierenden zu generieren, welche dem Versanddienstleister übergeben wird.  Dieser sendet daraufhin die Skripte an die Studierenden. Auch die Rechnungserstellung kann im neuen System realisiert werden.

Um die Systemablösung sicher und transparent realisieren zu können, wurde das Projekt agil nach Scrum entwickelt. In jedem Sprint wurden so neue Funktionen entsprechend des priorisierten Product Backlogs zur Verfügung gestellt, zu denen der Auftraggeber Feedback geben konnte. Weiterhin war ein schnelles, iteratives Testen der Applikation möglich, was einen sicheren Livegang der Anwendung ermöglichte.