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CRM Replatforming mit Hilfe von OroPlatform für die Textmanufaktur

Die Textmanufaktur ist eine staatlich anerkannte Bildungseinrichtung, die auf den Beruf des Schriftstellers vorbereitet und zu einer der wichtigsten Autorenschulen im deutschsprachigen Raum zählt. Im Zentrum der Ausbildungsarbeit steht das Erzählen: Dramaturgie, Figurenentwicklung, Perspektive oder Arbeit an der Sprache. Von intensiven Schreibseminaren über Autorentagungen bis hin zum fundierten Fernstudium für Schriftsteller:innen vermittelt die Textmanufaktur jährlich etwa 400 Autor:innen die wesentlichen Kenntnisse über das Schreiben und die entscheidenden Impulse für ihr Erzählen.

Leistungen

  • Agile Softwareentwicklung, 
  • CRM Entwicklung, 
  • OroPlatform/ OroCRM Entwicklung

Projektdauer

02/2022-11/2023

Projektergebnis

Im Rahmen des Projektes wurden in einem gemeinsamen Workshop mit unseren Auftraggebern zunächst die Anforderungen und Ziele des Auftraggebers an ein Replatforming des bestehenden Studiengangs-Management-Systems herausgestellt und definiert. Im Anschluss wurde das Replatforming nach Unterstützung bei der Systemauswahl im Sinne einer agilen Softwareentwicklung technisch realisiert. Das Ergebnis ist die Bereitstellung einer leistungsfähigen und individuellen CRM-Plattform auf Basis von OroPlatform, in welchem das gesamte Management des Leistungsangebots von Fernstudien abgebildet wurde und nun digital verwaltet werden  kann. Das System bildet die komplette Verwaltung des Studiums, Lektoratsaufgaben und die Rechnungslegung ab. Dadurch können zentrale Prozesse effizienter gestaltet werden. Studierende können zudem eigenständig ihre Daten im Sinne eines Self-Service bearbeiten und Lehrende haben eine bessere Übersicht über die ihnen zugeordneten  Studierenden sowie deren Lernfortschritt. 

Ziel des Projektes

Ziel des Projektes war die Altsystemablösung eines bestehenden Customer Relationship Management- Systems (CRM). Dem Kunden sollte stattdessen eine leistungsfähigere und technologisch zukunftssichere CRM-Plattform zur Verfügung gestellt werden. Aufgabe der Applikation ist, einerseits alle zentralen Kundendaten zu verwalten, den gesamten digitalen Fernstudienprozess zu steuern sowie weitergehende Aufgaben der Studien-Administration und der Lektorenarbeit abzubilden. Weiterhin sollte das ablösende System den Studierenden die Organisation des Studiums durch einen digitalisierten Studienprozess erleichtern. 

Projektvorgehen

Im ersten Schritt wurden in Workshops die Prozesse innerhalb des Bestandsystems sowie darüber hinausgehende Prozessaspekte des Leistungsangebots der Textmanufaktur erfasst und daraus User Stories und Epics erstellt. 

Anders als bei öffentlichen Bildungseinrichtungen, wie Universitäten oder Hochschulen, sind Studierende der Textmanufaktur nicht an Semesterzeiten oder regelbasierte inhaltliche Vorgaben gebunden. Stattdessen können sie ihr Studium sowohl zeitlich als auch inhaltlich individuell selbst gestalten. Jeweils am Ende eines Kurses haben die Studierenden die Möglichkeit, ihre im Verlaufe dessen erstellten Schriftproben an ihre Lektoren zu senden.  Die Lektoren wiederum haben daraufhin die Aufgabe, den Studierenden Gutachten zu den Schriftproben zukommen zu lassen. 

Vor dem Replatforming hatten die Auftraggeber, welche auch gleichzeitig als Administrator:innen die Webanwendung verwalten, keine Möglichkeit, den Prozess des Schriftprobenversands an andere Nutzer, wie Lektoren und Studierende, auszulagern. Bei dem Altsystem der Textmanufaktur handelte es sich um ein veraltetes Studien-Management-System, welches nicht auf digital verteilte Weiterbildung ausgelegt war.  Einfache Aufgaben wie das Anlegen von Nutzern oder das Pausieren des Studiums einzelner Studierender mussten manuell durch die Admins ausgeführt werden. Andere Nutzer des Systems, wie Studierende und Lektoren, hatten bisher keine Möglichkeit, ihre Daten selbst anzupassen.

Um diese Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, unterstützten wir den Auftraggeber bei der Suche nach einem System, welches diese Prozesse bestmöglich abbilden kann. Um den individuellen Anforderungen der Textmanufaktur gerecht zu werden, wurde eine Mischung aus CRM-System und Business Applikation benötigt. OroPlatform erwies sich hier als die optimale Wahl.

Das neue CRM stellt den verschiedenen Nutzern des Systems unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, die genau auf deren individuelle Bedürfnisse angepasst sind. 

Studieninteressenten haben nun die Möglichkeit, sich direkt über ein Kontaktformular beim Unternehmen zu melden. Die Daten der Studieninteressierten werden daraufhin in der CRM-Plattform gespeichert und die Studieninteressierten erhalten Probeunterlagen der Textmanufaktur. Findet nach zwei Wochen keine Rückmeldung statt, erhält der Studieninteressierte eine automatisierte Mitteilung, ob weiterhin Interesse besteht, das Studium bei der Textmanufaktur zu beginnen. Wenn ein Studium begonnen wird, erhält der Student einen Account und kann sich anschließend im System einloggen und alle Funktionen nutzen. Entscheidet sich der potenzielle Studierende gegen einen Studienstart, bleibt er als Interessent in der Datenbank stehen.

Die neue übersichtliche Web-Applikation der Textmanufaktur bietet auch den Studierenden einen deutlich besseren Überblick über ihr Studium. Ihnen ist es jetzt möglich, das Studium jederzeit digital zu pausieren oder wieder aufzunehmen. Auch der Beginn des Studiums ist frei wählbar. Der Rhytmus kann entweder monatlich oder zweimonatlich gewählt werden und ist auch während des Studiums änderbar. 

Die Lektoren wiederum haben die Möglichkeit im System zu vermerken, wenn das Feedback zu einer Schriftprobe bereits an den Studierenden gesendet wurde. 

Dadurch wissen die Administratoren, welcher Lektor welche Leistungen abrechnen kann. Weiterhin gewährt das neue System Lektoren einen Überblick über die Studierenden, die ihnen zugeordnet sind. Admins haben jetzt die Option, Anschreiben zu erstellen und eine Stückliste der Skripte für die Studierenden zu generieren, welche dem Versanddienstleister übergeben wird.  Dieser sendet daraufhin die Skripte an die Studierenden. Auch die Rechnungserstellung kann im neuen System realisiert werden.

Um die Systemablösung sicher und transparent realisieren zu können, wurde das Projekt agil nach Scrum entwickelt. In jedem Sprint wurden so neue Funktionen entsprechend des priorisierten Product Backlogs zur Verfügung gestellt, zu denen der Auftraggeber Feedback geben konnte. Weiterhin war ein schnelles, iteratives Testen der Applikation möglich, was einen sicheren Livegang der Anwendung ermöglichte. 

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