Digital Workplace Insights - Praxiseinblicke für digitales Arbeiten in verteilten Teams und im Home Office in Zeiten des Coronavirus (Covid-19/Sars-CoV-2)

Die Erkrankung Covid-19 bzw. der Virus Sars-CoV-2 - umgangssprachlich auch Coronavirus genannt - breitet sich weiter aus und legt damit das öffentliche Leben in weiten Teilen Deutschlands und auch im internationalen Rahmen lahm. Viele Menschen werden, in der Regel bedingt durch behördliche Empfehlungen, nach Hause verbannt, was zu massiven Folgen im Arbeitsalltag führt. Mit solch drastischen Maßnahmen der Politik soll die Weiterverbreitung der Infektionen so stark wie möglich verlangsamt werden, um das Gesundheitssystem nicht unter dem Andrang von vielen gleichzeitig Erkrankten stark zu belasten. Viele Unternehmen sind spätestens in diesem Zuge gezwungen umzudenken. Denn so gilt nun für viele Arbeitskräfte immer häufiger die Empfehlung zu Hause zu bleiben und sich auf Home Office umzustellen.

Als europäisches Unternehmen sind natürlich auch wir von dieser Gesamtsituation beeinflusst. Seit Beginn dieser Woche sind wir daher primär im Remote Work und Home Office erreichbar. Da wir seit vielen Jahren sowohl in klassischen Vor-Ort-Teams, aber auch in Remote-Setups arbeiten und über eine entsprechende Infrastruktur verfügen, war die Umstellung für uns bisher relativ einfach zu bewerkstelligen. Doch was heißt dieser Schritt im Detail für die Organisation von Teams und für etablierte Kommunikationsprozesse? Und welche Erfahrungen aus der Praxis können wir neben den vielfältigen Aspekten, die in den letzten Tagen durch andere Organisationen bereits publiziert wurden, teilen?

Unser Praxiseinblick beginnt zunächst mit einer simplen Feststellung: durch unseren Job als digitales Beratungs- und Softwarehaus haben wir beste Voraussetzungen für ortsungebundenes Arbeiten. Hinzu kommt, dass wir bereits breitflächig im Unternehmen Laptops und andere mobile Geräte nutzen sowie über eine grundsätzlich sehr gute digitale Ausstattung und webbasierte Einbindung unserer internen betrieblichen Anwendungssysteme verfügen. Der Digital Workplace als Voraussetzung mobilen Arbeitens war also schon gegeben.

Im Alltag ist es dann aber doch eine neue Erfahrung, wenn ein ganzes Office nun verteilt und in bisher in dieser Gesamtheit noch ungewohntem Setup agiert. Zu allererst bemerkten wir dies natürlich, indem all unsere Meetings nun in digitale Räume verlegt wurden und in Zukunft weiterhin werden. Telefon- als auch Videokonferenzlösungen sind hier das probate Mittel. Da wir schon länger auf dezentrales Arbeiten ausgerichtet sind, haben wir den Vorteil, dass uns diese Arbeitsweise bereits vertraut ist und entsprechende Software, bspw. Google Hangout/Google Meet und Cisco Webex im Unternehmen für alle Mitarbeiter bereit stehen.

Weiterhin bedeutet es, dass wir uns noch viel stärker auf unsere digitale Sofortkommunikation mittels der bei uns im Einsatz befindlichen Chat-Software Rocket.Chat einstellen. In diversen Channels und in der 1:1-Kommunikation ist dies ein wichtiger Baustein, um schnell und effizient zu kommunizieren und Entscheidungen herbeizuführen. Wurde unser Teamchat früher schon intensiv genutzt, ist er jetzt das zentrale Bindeglied für die gesamte Organisation

So hat sich für uns im ersten Schritt zwar so einiges in den persönlichen Office-Routinen geändert, im konkreten Handeln war unsere Arbeitswelt in relativ überschaubaren Schritten jedoch schnell transformiert.

Doch für viele Unternehmen stellen die Herausforderungen der digitalen Transformation des Arbeitsplatzes hin zu einem Digital Workplace eine wesentliche Herausforderung dar. Oftmals ist man unerfahren im Umgang mit den oben genannten Tools oder hat Vorbehalte gegenüber diesen technischen Lösungen. Die aktuelle Coronavirus-Situation lässt jedoch keine Alternativen zu und zwingt im Grunde jedes Unternehmen, primär auf eine digitale und verteilte Arbeitsorganisation zu setzen.

Deshalb stellen wir nachfolgend einige relevante Stichpunkte aus unserer Erfahrung für das verteilte Arbeiten am Digital Workplace und im Home Office bereit.

Drei allgemeine Tipps für bessere Kommunikation im Home Office

Mit ein paar Tipps und Tools funktioniert die Kommunikation im Home Office möglichst schnell und reibungslos. Neben einem grundsätzlich individuell notwendigen Basis-Setup aus technischer Infrastruktur (Laptop/Tablet, Headset, Internetzugriff, ggf. VPN, Stromanschluss und Arbeitsplatz), benötigt es weiterer Details, um gut voran zu kommen.

Arbeit transparent machen:

Die verbale Alltagskommunikation in Büros, wie z.B. die kurze mündliche Info über den aktuellen Stand der Aufgabe, geht in den eigenen vier Wänden verloren. Um dieses Kommunikationsdefizit auszugleichen, ist es wichtig Tools und Workflows für das Home Office zu etablieren, die Arbeitsfortschritte digital sichtbar machen.Team-Chats wie Rocket.Chat, Mattermost oder Slack sind hier erprobte Werkzeuge, um diesen Kommunikationsfluss aufrecht zu erhalten. Chatten im Team bzw. in 1:1-Abstimmungen funktioniert in der Regel unkompliziert und geht oft deutlich schneller als die sonst übliche Kommunikation per E-Mail. Wer zudem häufig in Projektsituation agiert benötigt unserer Meinung nach zwingend eine webbasierte Projektmanagement- bzw. Kollaborations-Lösung wie ActiveCollab, Trello, Podio oder auch Jira, um persönliche Aufgaben und die Projekterfordernisse ganzer Teams zu strukturieren und zu steuern. Der digitale Arbeitsplatz und das verteilte Arbeiten im Home Office erfordern letztlich eben auch eine digitale Steuerung.

Datenschutz und -sicherheit gewährleisten:

Die gängigen Regeln für die Nutzung von Passwörtern und sonstige Aspekte zum Datenschutz gelten natürlich auch im Kontext des verteilten Arbeitens. Deshalb sollte man trotz Home Office die damit einhergehenden Routinen erhalten. Das Sperren des Bildschirms, auch beim Verlassen des Heimarbeitsplatzes sowie allgemeine Sicherheitsaspekte zur Einwahl in Netzwerke sind Kernaspekte digitalen Arbeitens. Sie verlieren auch im Kontext des ortsungebundenen Arbeitens nicht ihre Gültigkeit. Ein anderer Aspekt, der richtigerweise mit Datenschutz und Zugriffssicherheit verbunden ist, bekommt im Digital Workplace eine zusätzliche Bedeutung: das An- und Abmelden am System. Damit Teammitglieder immer wissen, wer gerade erreichbar ist, ist es wichtig sich konsequent an- und abzumelden oder die Verfügbarkeit eindeutig erkenntlich zu machen. Nur so lässt sich von Dritten erkennen, wer in welcher Form zur Verfügung steht.

Soziale Aspekte nicht außer Acht lassen:

Bei all der Umstellung, dem Einhalten veränderter Regeln und dem Fokus auf die Arbeitsziele dürfen wir nicht vergessen, dass wir immer noch mit anderen Menschen zusammen arbeiten und der soziale Austausch auch oder besonders in Zeiten von Home Office und Corona-Krise eine wichtige Rolle spielen. So ist es nicht verwerflich, auch den ein oder anderen Austausch zu privaten Dingen in die Kommunikation einzubauen, wie es sonst im Büro an der Kaffeemaschine oder in der Mittagspause passieren würde. Die Balance ist dabei natürlich entscheidend. Zudem gilt auch im Home Office, stets wertschätzend, konstruktiv und respektvoll miteinander zu kommunizieren und kritisches oder sensibles Feedback persönlich in direkten Gesprächen zu vermitteln, statt Gruppenchats oder ähnliche Kanäle zu verwenden. Oft ist es auch ratsam, auf die geschriebene Nachricht im Chat zu verzichten und stattdessen ein schnelles Videomeeting einzuberufen, um so die Fallen der fehlenden nonverbalen Kommunikation zu umgehen.

Grundlagen virtueller Meetings und zur Nutzung der Videokonferenz-Lösung Google Meet

Neben der internen Kommunikation über Team-Chats, ist für uns ein weiterer wesentlicher Bestandteil das Meeting. Um Besprechungen virtuell erfolgreich durchführen zu können, nutzen wir Lösungen wie Google Meet, Webex oder unseren eigenen Telefonkonferenz-Server. Sollten auch Sie die nächste Besprechung mit Google Meet abhalten wollen, so können Sie einfach Ihren Google Kalender nutzen, um diese zu planen. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine Unternehmenslizenz (ein sogenanntes „G-Suite Konto”). Besitzen Sie diese nicht, können Sie an Google Meet Besprechungen lediglich teilnehmen, sie jedoch nicht selbst organisieren. Stellen Sie also zunächst sicher, dass Sie im aktuell verwendeten Browser mit Ihrem G-Suite-fähigen Google-Konto eingeloggt sind. Google stellt im Rahmen einer Initiative zur Hilfe in Zeiten des Coronavirus übrigens derzeit seine Premium-Features der G-Suite für eine begrenzte Dauer kostenfrei zur Verfügung, sodass einer Nutzung grundsätzlich nichts im Wege steht.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, ist das Planen einer Google Meet Konferenz mit Hilfe des Google Kalenders einfach und problemlos in folgenden Schritten zu realisieren:

1. Rufen Sie Ihren Google Kalender auf.
2. Klicken Sie auf einen freien Bereich, um dort einen neuen Termin zu erstellen.
3. Klicken Sie auf „Weitere Optionen”.
4. Geben Sie oben einen aussagekräftigen Namen für Ihre Besprechung ein. Beispiel: „Besprechung der Quartalszahlen”.
5. Geben Sie die üblichen Details für den Termin ein, wie Uhrzeit, Dauer etc. und fügen Sie Gäste über deren E-Mail-Adresse hinzu.
6. Entscheiden Sie nun unter „Videokonferenz hinzufügen”, ob Sie „Hangouts Meet” (Google Meet) nutzen möchten.
7. Wenn Sie sich für die Hangouts Meet Konferenz entschieden haben, bekommen Sie nach kurzer Wartezeit Ihren persönlichen Konferenzcode zugeteilt. Dieser wird unter dem entsprechenden Drop-down-Menü angezeigt.
8. Sobald Sie den Konferenztermin abspeichern, erhalten alle hinzugefügten Teilnehmenden eine Einladung und zusammen mit dieser den entsprechenden Link zu Ihrer Konferenz.
9. Klicken Sie zur festgelegten Zeit in Ihrem Kalender auf den Konferenz Link, um Ihre Konferenz zu starten und die Teilnehmenden zu begrüßen.

Und auch die Organisation einer spontanen Besprechung ist schnell erledigt. Um spontan eine Google-Meet-Besprechung zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Google-Meet-Seite unter meet.google.com auf.
2. Klicken Sie auf „Neue Besprechung starten”.
3. Ihre Konferenz wird zunächst in eine Art von Bereitschaftsmodus versetzt.
4. Unter dem Schriftzug „Besprechung bereit” finden Sie einen Besprechungs-Link, den Sie nun an die gewünschten Teilnehmenden schicken können. Alternativ können sich diese auch über eine (kostenpflichtige) US-amerikanische Telefonnummer in die Konferenz einwählen, indem sie zunächst die Nummer und dann die angezeigte PIN über ihre Telefontastatur eingeben.
5. Starten Sie nun die Besprechung, indem Sie auf „Besprechung starten” klicken.
6. Nach und nach werden Sie benachrichtigt, wenn sich weitere Beteiligte in die Konferenz einwählen.
7. Die Anmeldeinformationen für die Konferenz finden Sie jederzeit unten links im Konferenz-Fenster unter „Besprechungsdetails”.
8. Geben Sie alternativ auf der Google Meet Startseite unter „Besprechungs-Code eingeben” einen Code für die Konferenz ein, um an einer bestehenden Konferenz eines anderen Organisators teilzunehmen.

Schließlich bleibt die Erkenntnis: selbst der bestausgestattete Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden ist noch keine Garantie für einen erfolgreichen Ablauf digitaler Meetings. Nur wenn die Teilnehmenden sich im Vorfeld mit den entsprechenden Lösungen auseinandergesetzt haben und wissen, wie man diese nutzt, können diese erfolgreich für Konferenzen aus dem Home Office eingesetzt werden. In unserem Fall gelingt dies unternehmensintern gut, da wir bereits seit längerer Zeit die beschriebene Infrastruktur nutzen. Für die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern geben wir regelmäßig Tipps und starten in der virtuellen Zusammenarbeit oftmals auch schrittweise. Um digitale Besprechungen effizient zu gestalten und erfolgreich umsetzen, gilt es unserer Meinung nach die nachfolgenden Tipps zu beachten:

1. Machen Sie sich vorab mit der Technik vertraut, damit ein reibungsloser Start gelingt.
2. Wenn Sie das Meeting leiten, sollten Sie schon vor Beginn des Termins eingeloggt sein.
3. Vermeiden Sie im Falle eines Video Meetings Gegenlicht.
4. Wählen Sie im Falle eines Video- Meetings den passenden Bildausschnitt, sodass sich Ihr Gesicht in der Mitte des Bildes befindet .
5. Vermeiden Sie Stör- bzw. Hintergrundgeräuschen. Stellen Sie ggf. Ihr Mikrofon auf stumm, wenn Sie nicht sprechen.
6. Alle für die Webkonferenz benötigten Materialien sollten vorher zusammengestellt werden.
7. Konzentration: Vermeiden Sie Nebenbeschäftigungen (E-Mails checken, Gespräche etc.).
8. Die 1-5-90 Regel ist bereits bei der Planung zu berücksichtigen: 1) begrenzen auf einen Besprechungsanlass pro virtuellem Meeting 2) spätestens alle 5 Minuten für eine Interaktion mit den Teilnehmenden sorgen 3) Konferenz nicht länger als 90 Minuten, in virtuellen Setups besser kürzer als 60 Minuten.
9. Besonders für Meetings im großen Kreis gilt, wer nicht spricht, deaktiviert das Mikrofon.

Betrachtet man die Gesamtheit der Notwendigkeiten eines digitalen Arbeitsplatzes als schrittweisen Lernprozess, so ist auch in nicht vollständig digital transformierten Organisationen ein schneller Start in die verteilte Arbeit im Home Office möglich. In der größten globalen Pandemie seit der Spanischen Grippe vor mehr als 100 Jahren sind wir alle gefordert, die Ausbreitung des Coronavirus so weit wie möglich zu verlangsamen, um insbesondere die Schwächsten unserer Gesellschaft zu schützen. Die voranschreitende Digitalisierung bietet uns viele Möglichkeiten, den anstehenden Herausforderungen zu begegnen und unsere Arbeitsplätze nachhaltig zu transformieren.

Weitere Informationen dazu finden sie auch auf unserer Website zum Thema Digital Workplace. Außerdem gehen wir in folgenden Blogbeiträgen sowie in unserem Webseminar: Home Office & Digital Workplace weiter auf die allgemeinen Rahmenbedingungen im Digital Workplace ein.