On Premise oder Cloud Hosting? - Was ist das richtige Modell für Ihr CRM System?

On Premise oder Cloud Hosting für Ihr CRM System?
Erstellt von Marko Welt, Nicole Texter, 10.08.2020

Die Vielfalt an Tools, Technologien und Strategien, die zur Kommunikation und zur Kontaktaufnahme mit potentiellen und bestehenden Kunden eingesetzt wird, braucht ein leistungsfähiges und flexibles CRM System im Mittelpunkt, welches eine einheitliche Sicht auf den Kunden und eine konsistente Kundenansprache über verschiedenste Kanäle ermöglicht. Ein Customer Relationship Management System hilft die Informationen, die einem Kunden eindeutig zuzuordnen sind, übersichtlich zu bündeln und zentral zu speichern. Dies ermöglicht Unternehmen dann, auf alle Vertriebs-, Marketing- und Servicefragen aussagekräftige Antworten zu finden, Kosten zu sparen sowie Kundenzufriedenheit und Umsätze zu steigern.

In unserem Whitepaper “Der Chamäleon Faktor bei der CRM Systemauswahl” haben wir bereits erörtert, welche Herausforderungen bei der Auswahl eines flexiblen CRM Systems zum Aufbau kundenzentrierter Unternehmensprozesse bestehen. Egal, ob Unternehmen sich für ein proprietäres System oder eine Open Source CRM Software wie z.B. OroCRM entscheiden, stehen diese beim Betrieb der Anwendung vor der Wahl, auf eine On Premise Lösung oder eine Cloud basierte Variante zu setzen. Bis 2010 war das On Premise Modell die am häufigsten verwendete Lösung für Softwareprogramme. Doch ab 2010 wurde diese immer mehr von Cloud-Based-Software, bzw. Software as a Service (SaaS) Modellen verdrängt. Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile und jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, welches Modell besser passt. Im Folgenden sollen beide Modelle vorgestellt und deren Vor- und Nachteile aufgezeigt werden, um Ihnen einen Überblick zu geben. 

On Premise

Unter On Premise versteht man ein Nutzungs- und Lizenzmodell, bei dem erworbene oder gemietete Software unter eigener Verantwortung betrieben wird. Dies geschieht entweder auf lokalen Servern im eigenen Unternehmen, oder auf gemieteten Servern eines beauftragten Rechenzentrums - womit “Inhouse Software” als häufig verwendetes Synonym für On Premise Software nicht ganz korrekt ist. In beiden Fällen jedoch läuft der Betrieb der Software nicht über die Server des Software-Anbieters. Die Organisation entsprechender Hardware sowie Wartung, Verwaltung und Datensicherung liegt im Aufgabenbereich des Unternehmens. Dementsprechend muss das Unternehmen über eigene IT-Ressourcen verfügen, welche die Betreuung und Wartung des Servers übernehmen oder diese Leistungen durch Beauftragung entsprechenden Personals auf Seiten des Webhosters sowie eines CRM Dienstleisters einkaufen. Dazu zählen mindestens: die Wartung des Servers, die Instandhaltung der Software und die Durchführung regelmäßiger Updates. Dies erfordert einen verhältnismäßig hohen finanziellen Aufwand für Lizenzen und Installation.

Mit eigenen IT-Ressourcen oder mit einem entsprechenden IT Dienstleister können Unternehmen aber auch auf den größten Vorteil von On Premise Software zurückgreifen, denn diese erlaubt eine Individualisierung und Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens. Vor allem quelloffene Technologien lassen sich flexibel an spezifische Einsatzgebiete anpassen, eigenständig erweitern und in die bestehende Systemlandschaft integrieren.

Doch nicht nur auf Ebene der Individualisierbarkeit der Software haben Unternehmen die volle Kontrolle, auch bei der Datensicherheit fühlen sich Unternehmen wohler, wenn sie selbst bestimmen können, wo ihre Daten liegen.

VorteileNachteile
  • Unternehmen haben die volle Kontrolle über das System
  • … und die volle Kontrolle beim Hosting (eigene oder gemietete Server)
  • Möglichkeit zur Individualisierung der Software
  • Einmalige Kosten bei Beschaffung der Software
  • Unternehmen ist für die Sicherheit der Daten selbst verantwortlich
  • Hohe Anfangsinvestitionen durch teils aufwändige Einrichtung + Hardware- und Lizenzkosten
  • Verlangt interne IT-Infrastruktur oder Dienstleister
  • Zusätzliches Personal für Wartung, Support, Betrieb und Updates benötigt
  • Sämtliche Risiken und Lasten der Software gehen mit dem Kauf auf das Unternehmen über

Cloud-Lösungen

Spricht man im Kontext Software von Cloud Lösungen, ist in den meisten Fällen “Software as a Service” (SaaS) gemeint. Statt entsprechende Software zu kaufen, funktioniert SaaS wie ein Abonnement. Ein Software Anbieter hostet seine digitalen Services in einem Rechenzentrum oder wiederum bei einem der großen Cloud-Anbieter wie Amazon, Google oder Microsoft und bietet Nutzern gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr einen Zugang zum System für einen sofortigen Einsatz an, ohne dass eine Installation notwendig ist. Die Höhe der Gebühr errechnet sich in der Regel anhand bestimmter Nutzungsparameter, wie zum Beispiel der Anzahl der Personen, die die Anwendungen nutzen oder der Anzahl der Transaktionen. Betrieb, Wartung, Updates und Backups liegen in der Verantwortung des Anbieters, wodurch Nutzer sich die Kosten für das notwendige IT Personal einsparen können. Sämtliche Daten werden auf den Servern des Softwareanbieters gespeichert. Der Nutzer übergibt damit die volle Kontrolle über seine Daten an den Anbieter und muss sich darauf verlassen, dass dieser angemessen für die Verwaltung und Sicherheit der Daten sorgt. Da Datensicherheit einen Teil des Geschäftsmodells bei Cloud Lösungen darstellt, wird in der Regel jedoch bei vielen Anbietern mit den neusten Sicherheitstechnologien gearbeitet. Dennoch verlangt das Auslagern der Daten großes Vertrauen in den Anbieter, da die mitunter sehr sensiblen und unternehmensrelevanten Daten in den Rechenzentren des Anbieters abgelegt werden. Hier sollte man im Optimalfall einen Provider wählen, welcher in Deutschland oder zumindest im europäischen Rechtsraum ansässig ist. So werden die Daten nach deutschen bzw. europäischen Datenschutzgesetzen verwaltet.

Nutzer von Cloud Lösungen können zwar von einer hohen Performance der Software und schnelleren Updates profitieren und dadurch ein agiles Arbeiten und Flexibilität bei Veränderungen und neuen Prozessen ermöglichen. Aber wenn es darum geht, die Software an die eigenen unternehmensindividuellen Prozesse anzupassen, geraten viele SaaS Lösungen schnell an ihre Grenzen. So sind kundenspezifische Anpassungen nur selten möglich und lassen sich höchstens über Add-Ons aus einer eingeschränkten Plugin-Bibliothek erweitern.

VorteileNachteile
  • Schnelle Einrichtung/Einführung ins laufende Geschäft
  • Keine Anfangsinvestitionen
  • Ausgerichtet auf schnelle und flexible Nutzung
  • Wenig technisches Know How nötig
  • Orts- und Geräteunabhängig nutzbar
  • Problemlose Erweiterung des Nutzerkreises
  • Kein Administrationsaufwand
  • Einfacher Zugriff
  • Funktionierende Internetverbindung wird vorausgesetzt
  • Weitergabe von Daten an Dritte
  • Individualisierung ist kaum möglich
  • Keine uneingeschränkte Kontrolle über die eigenen Daten
  • Wartungsarbeiten und Ausfälle sind nicht steuerbar

Das Beste aus zwei Welten, die OroCloud

Oftmals ist weder die Cloud Lösung noch die On Premise Variante die beste Option. Daher entscheiden sich Unternehmen immer häufiger für eine Lösung, welche die Vorteile der beiden Modelle vereint. So stellt beispielsweise die Oro Inc. mit der sogenannten OroCloud einen Vertreter aus dieser Kategorie dar, mit welcher Unternehmen jeder Größe Anwendungen aus der Oro Welt, wie OroCRM oder OroCommerce, ausführen können, ohne die eigenen technischen Ressourcen für das Hosting beanspruchen zu müssen. Dabei ist das Unternehmen nicht einzig und allein von den Features und Möglichkeiten einer Standardlösung abhängig: Zwar lässt sich bei Bedarf auch auf diese zurückgreifen, doch viel mehr profitieren Unternehmen von der Option, eine unternehmensspezifische, auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Oro Entwicklung in der Cloud im Einsatz zu haben. Die Infrastruktur ist dabei für die Architektur der hauseigenen Software optimiert und damit bestens für deren Einsatz geeignet. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von einer uneingeschränkten Skalierbarkeit sowohl bei der Software, als auch bei der Cloud. Der Anbieter kümmert sich um alle wichtigen Notwendigkeiten, wie Datensicherheit, das Einspielen von Minor Upgrades, Backups und Wartung. Jeder Kunde erhält seine eigene isolierte Umgebung, was bedeutet, dass jede Kundenumgebung separat geschützt ist. Wartung und Updates können somit auch gezielt für einzelne Kunden separat vorgenommen werden, sodass ungeplante Ausfälle in den meisten Fällen vermieden werden können. Die globale Hosting-Plattform gewährleistet dabei höchste Verfügbarkeit in jeder geografischen Region. Damit bietet die Oro Cloud eine flexible, zuverlässige und kostengünstige Lösung für das Kundenbeziehungsmanagement (OroCRM) bzw. moderne B2B-Commerce-Anwendungen (OroCommerce).

VorteileNachteile
  • Gute Individualisierungsmöglichkeiten
  • Ausgerichtet auf schnelle und flexible Nutzung
  • Nicht zwingend technisches Know How nötig
  • Hosting, Minor Updates, Backups und Wartung wird von Anbieter übernommen
  • Wartung und Updates in Absprache mit Kunden, damit Ausfälle vermieden werden können
  • Einfacher Zugriff
  • Orts- und Geräteunabhängig nutzbar
  • Hohe Skalierbarkeit
  • Kein Administrationsaufwand
  • Funktionierende Internetverbindung wird vorausgesetzt
  • Weitergabe von Daten an Dritte
  • Keine uneingeschränkte Kontrolle über die eigenen Daten

Fazit

Wie so oft gibt es auch bei der Frage nach dem richtigen Lizenzierungs- und Hostingmodell für das CRM System nicht die eine richtige Antwort - sowohl On Premise, als auch das SaaS-Prinzip haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Für Unternehmen gilt es abzuwägen, welche Ziele verfolgt werden sollen, welche Ressourcen aufgewendet werden können, ob die unternehmenseigenen Prozesse in einer individuellen Software abgebildet werden sollen oder ob ein Standard-Setup ausreicht. Eine Art Hybrid Lösung, wie die OroCloud kann dabei die richtige Wahl sein, da diese im Zusammenspiel mit der Open Source Software OroCRM sowohl die Möglichkeit der Individualisierung, als auch vielfältige Cloud Vorteile wie bspw. die Schonung der Ressourcen bei Upgrades, Backups und Wartung bietet.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Realisierung Ihres CRM Systems. Von der Beratung und Konzeption bis hin zur CRM Entwicklung.

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